DXが最近注目されていますが、その一貫として紙文書のペーパーレス化について取り組んでいる企業も増えております。
今回はLINEでも搭載され、注目されているOCRという技術について解説していきます。
OCRとは？
OCRは「Optical Character Recognition/Reader」の頭文字を取った言葉で日本語では「光学的文字認識」と呼ばれます。
紙や画像ファイルに書かれている文字をカメラやスキャナーで読み込み、コンピュータが認識できるようテキストデータに変換する技術です。
OCRを導入することにより、紙の情報をテキストデータとして扱うことが可能になり、システム上で保存、検索ができるようになります。
OCRを導入するメリット
１. 保存データの検索が可能
紙ベースの書類はスキャナーで読み取ってデジタル化できますが、書類の内容は中身を見ないと確認できません。必要な書類を検索しようとしても、ファイル名を元に検索するしか検索方法がありませんが、OCRの技術によりテキストデータに変換ができます。
それによりキーワードによるデータの検索が可能になるため、書かれている内容のキーワードを検索すれば簡単に必要な書類を見つけたり、文章を引き出したりすることができます。
２. データ入力作業の労力を削減
紙データへの入力を手作業で行う場合、時間の浪費や長時間作業に伴う入力ミスのリスクが高くなってしまいます。その際に二重のチェックをしなくてはいけないこともあり無駄が増えるなど効率的とは言えない状況になってしまいます。紙データをシステム上に保管することにより、労力の削減にも繋がります。
3. Wordなどのファイルに変換することが可能
OCR技術の活用法の一例としてWordやExcelなどのデータに変換が可能です。それにより書類の修正も簡単にできます。
紙ベースの書類を修正するのであれば時間のかかる非効率的な作業をデータ上で修正することにより一気に効率化できます。
OCRの活用例
１、RPAとの連携による生産効率向上
RPAはRobotic Process Automationの略でパソコン作業をロボットソフトウェアが代行して作業を行う製品のことです。
OCRとRPAを連携させることにより、OCRで読み取った資料をテキストデータに変換しRPAにより一連の作業を自動化させることができます。
２、経理・会計業務の効率化
OCRを導入することにより、帳簿にまとめる面倒な作業、帳簿への入力な作業は効率化が可能で時間とコストの削減が期待できます。今まで人の手で作業を行っていたところを業務効率化によりミスの防止にも繋がります。
まとめ
OCRとは：紙や画像ファイルに書かれている文字をコンピュータが認識できるようデータに変換する技術
メリット１：紙媒体の情報をデータ化することにより、検索ができるようになる
メリット２：労力の削減
業務効率や働き方改革のツールとして、注目されるようになった「OCR」ですが、最近ではRPAだけでなくAI（人工知能）技術を取り入れた「AI OCR」も登場しています。
RPAや他のソフトウェア製品と連携することにより更なる業務効率が可能になることでしょう
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